Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết).
2. Phân loại
2.1 Các nhóm chính thức
Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.
Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.
2.2 Các nhóm không chính thức
Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:
- Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,
- Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,
- Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,
- Các lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn
2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính thức
Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.
Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình quản lý nghiêm ngặt hơn.
Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.
2.4 Việc lựa chọn các thành viên cho nhóm
Một trong những bí quyết để lãnh đão nhóm thành công là cẩn trọng cân đối các kỹ năng của các thành viên của nhóm theo loại nhiệm vụ được yêu cầu thực hiện. Chẳng hạn, nếu việc tiếp thị sản phẩm đòi hỏi những ý kiến mới, thì mọi người có liên đới chức năng với nhau, sẽ phải cùng nhau để cùng nghiên cứu đề án từ các góc cạnh khác nhau. Nhưng nếu cần kiến thức chuyên môn, lúc ấy phải tuyển chọn nhân viên thêm cho nhóm, và có khi phải thay thế những vai trò không còn cần thiết nữa.
Những điểm cần ghi nhớ:
- Một thành viên của nhóm luôn là một cá nhân, luôn cần được đối xử thống nhất
- Các nhóm có liên đới chức năng cần mang lại cơ hội để người trong nhóm học hỏi về các vai trò và công việc của các nhóm khác.
- Các nhóm liên vụ cần phá bỏ những rào cản vô ích, có hại.
- Đôi khi các nhóm chính thức cần các yếu tố không chính thức (bất thường) để kích thích và tái tạo sinh lực cho hoạt động của họ.
- Nhóm sẽ vô nghĩa nếu một thành viên trở thành kẻ thống trị.
- Tất cả các thành viên của nhóm phải hành động hướng về cùng mục tiêu.
3. Các giai đoạn hình thành và phát triển
3.1 Hình thành
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè.
Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.
Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo.
3.2 Xung đột
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.
Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.
Sự thật là, sự xung đột này dýờng nhý là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
3.3 Giai đoạn bình thường hóa
Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.
Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.
Sự tiến bộ lớn nhất là mọi ngýời có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.
Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.
Tổ chức nhóm làm việc
Để một nhóm làm việc tốt và mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu quả cần có sự tổ chức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa các khâu, phát huy ưu điểm của từng cá nhân.
1. Người lãnh đạo nhóm
- Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
- Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm.
- Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
- Có khả năng thông tri hai chiều.
- Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.
2. Người góp ý
- Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.
- Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.
- Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.
- Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.
- Tạo phương sách chỉnh lý khả thi
3. Người bổ sung
- Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
- Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.
- Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi.
- Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.
- Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.
4. Người giao dịch
- Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
- Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác.
- Gây được sự an tâm và am hiểu.
- Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.
- Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.
5. Người điều phối
- Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết
- Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
- Cảm nhận được những ưu tiên.
- Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
- Có tài giải quyết những rắc rối.
6. Người tham gia ý kiến
- Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm
- Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
- Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.
- Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.
Sưu tầm: marketing4u.vn
